El tiempo es uno de los bienes más escasos de los que se dispone en el día a día. Gestionarlo bien, más aún cuando el volumen de reuniones o trabajos supera las horas que tiene el día, es imprescindible para sacar adelante exitosamente los proyectos. Son varios los métodos que ayudan a optimizar la gestión del tiempo. Cada persona debe encontrar aquel con el que se sienta más cómodo o, incluso, una combinación de dos técnicas. A continuación, una breve introducción a algunos de los métodos más populares de gestión de tiempo.
Bullet Journal
Fue creado por el director de arte Ryder Carroll y lo considera como una evolución de la agenda tradicional que se ha venido usando toda la vida. Es uno de los métodos más implantados. Trata de ayudar a que no nos desviemos de las cosas importantes. Primero hay que elegir el periodo para el que fijamos el cumplimiento de los objetivos (anual o semestral).
Después, un sistema de clasificación en la libreta o cuaderno nos permite ver si lo que vamos apuntando como tareas tiene que ver con los objetivos que habíamos fijado en el inicio. Puede usarse el método con papel y lápiz, cuadernos, agendas u organizadores, diarios o software o apps en el ordenador, tablet o móvil. Con este método todo lo que se apunte no se pierde con facilidad. Más info: Bullet Journal: Qué es y cómo funciona
Getting Things Done
Su creador fue David Allen. Se centra en el uso de listas específicas de tareas y el almacenaje de cada una de ellas, según urgencia u otros factores, en compartimentos (Pda, agendas, libretas, grabadoras…), sabiendo así que no dependerá de nuestra memoria y que todo queda guardado y listo para ser procesado en su momento.
Consta de varias fases:
- Procesar: almacenar y procesar las tareas según un orden.
- Organizar: una vez procesadas se organizan las diferentes tareas en carpetas.
- Revisar: de forma periódica con todas las carpetas y de su contenido.
Todo esto ayuda a:
- Liberar la mente.
- Gestionar las diferentes actividades
- Tener una visión gráfica y rápida de la situación gracias a los cubos. (Más Info: Qué es GTD)
El diagrama de Gantt
En realidad es una herramienta gráfica, que puede usarse por sí sola o combinada con sistemas de gestión del tiempo y mejora de la productividad. Muestra el tiempo de dedicación para cada una de los proyectos. Con este método se pueden realizar diagramas de Gantt con el uso de Excel, aunque hay otras herramientas (incluso online) más complejas. Es sencillo.
Con el diagrama se tiene control sobre:
- La planificación de las tareas.
- Previsión de los desvíos.
- Cálculo de los costes.
(Más info)
Quick Wins
Apuesta por seleccionar aquello que nos da mayores beneficios y trabajar esas partes para darnos unas pequeñas victorias iniciales que nos animen a seguir con la mejora de la productividad personal. Con este método se logra:
- Implementación más rápida
- Identificación de las mejoras.
(Más info: Qué son los Quick Wins)
Scrum
Es una estrategia de desarrollo incremental, un sistema de gestión ágil. Apuesta por solapar las diferentes fases del desarrollo de tareas, rompiendo la lógica de realizar una tras otra en un ciclo secuencial
Se usan herramientas como:
- Sistemas de evaluación
- Software de medición
- Software de productividad
Pomodoro
Se apoya en el uso de un reloj para poder dividir el tiempo dedicado a una tarea en intervalos de 25 minutos separados por pequeñas pausas.
Las pausas mejoran la habilidad mental.
Ventajas:
- Propicia el aislamiento necesario para la concentración desde la flexibilidad
- Cálculo de los tiempos en todas las tareas.
- Comparación horaria
18 minutos
Fue creado por Peter Bregman (Peter Bregman es Director Ejecutivo de Bregman Partners, Inc., una empresa de consultoría estratégica que asesora a altos ejecutivos y a sus equipos) y plantea dedicar cinco minutos al comienzo de la jornada para organizar las tareas.
Además, durante un minuto de cada hora se hará un análisis del cumplimiento y de la reorganización y se usarán cinco minutos al final de la jornada para poder evaluar el desempeño de todo el día. (Más info)
Cope
Creado por Peggy Duncan, una gurú de la productividad personal, es el acrónimo de Claro-Organizado-Productivo-Eficiente. Propugna que el orden nos hace mucho más productivos a la hora de trabajar y da pautas para gestionar mejor las bandejas de entrada de encargos o mensajes, de organizar el espacio sobre el que trabajamos, crear modelos y plantillas, etc. Ayuda a saber distinguir lo urgente de lo importante. (Más info)
Agenda clásica
Y no podía faltar en esta breve aproximación a algunos de los métodos más comunes de organización de tareas y gestión del tiempo un clásico: la agenda. Es el método más conocido y más usado por los directivos. No tiene más secretos aunque puede ser todo lo complejo que uno quiera. Se realizan anotaciones de las tareas a realizar (plazos, etc) Tiene apartados en la hoja diaria en los que se plantean los objetivos a corto plazo o medio plazo.
